Polityka ochrony danych osobowych w spółce z o. o. nieruchomości wysocka ul. dąbrowskiego 93 łódź

 

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?
Administratorem danych osobowych są Nieruchomości-Wysocka Sp. z o.o. 93-202 Łódź, gen. Jarosława Dąbrowskiego 93, NIP: 9471867743
E-mail: biuro@nieruchomosci-wysocka.pl

 

Dbamy o Twoją prywatność.

Nieruchomości-Wysocka Sp. z o.o. 93-202 Łódź, gen. Jarosława Dąbrowskiego 93, przywiązuje szczególną uwagę do ochrony danych osobowych i poszanowania prywatności. Czujemy się odpowiedzialni za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez nas w związku
z prowadzoną działalnością. Naszym celem jest świadczenie wysokiej jakości usług oraz należyte informowanie osób, których dane przetwarzamy o podstawach prawnych, sposobach zbierania i wykorzystywania ich danych osobowych oraz o przysługujących im prawach.

 

Kiedy niniejsza Polityka ochrony danych osobowych ma zastosowanie?

Nasza Polityka ochrony danych osobowych ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których Nieruchomości-Wysocka Sp. z o.o. 93-202 Łódź, gen. Jarosława Dąbrowskiego 93, jest administratorem danych osobowych oraz procesorem i przetwarza dane osobowe. Opisuje, jakie dane zbieramy lub otrzymujemy, w jaki sposób je wykorzystujemy, udostępniamy i chronimy, jak również opisuje Twoje prawa oraz sposób ich realizacji.

 

Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.

Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność wykonywana na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest realizowana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

 

Filary ochrony danych osobowych, którymi się kierujemy.

Legalność - dbamy o ochronę prywatności i przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem.

Zgodność z celem i adekwatność danych - przetwarzamy dane osobowe w ramach procesów związanych
z prowadzoną przez nas działalnością, wyłącznie w ściśle określonych celach, dla których zostały one zebrane.

Kierujemy się zasadą minimalizacji danych osobowych. Ograniczamy się do zbierania tylko tych danych osobowych, które są potrzebne do realizacji sprecyzowanego celu, o którym informujemy w momencie zbierania danych. Dbamy o to, aby domyślnie były gromadzone tylko te dane, które są niezbędne z punktu widzenia konkretnego celu przetwarzania.

Prawidłowość danych - dokładamy szczególnej dbałości o merytoryczną poprawność danych. Podejmujemy działania, aby nieprawidłowe dane osobowe były niezwłocznie sprostowane lub usunięte.

Ograniczenie przechowywania - przechowujemy dane osobowe nie dłużej niż są one potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane. Możemy jednak przechowywać dane osobowe przez okres dłuższy do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, co jest uznawane za zgodne z przepisami prawa ochrony danych osobowych.

Bezpieczeństwo - zapewniamy odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Wdrożyliśmy adekwatne do zagrożeń środki bezpieczeństwa danych osobowych. Na bieżąco prowadzimy analizę ryzyka w celu zapewnienia, by Twoje dane osobowe były przetwarzane
w sposób bezpieczny. Dostęp do Twoich danych osobowych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Podejmujemy wszelkie niezbędne działania, by nasi podwykonawcy i inne podmioty współpracujące zapewniały wystarczające gwarancje bezpieczeństwa danych.

Prawa osób, których dane dotyczą - umożliwiamy osobom, których dane przetwarzamy, wykonywanie swoich praw i prawa te realizujemy.

Rozliczalność - dokumentujemy to, w jaki sposób spełniamy obowiązki wynikające z prawa ochrony danych osobowych, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność z prawem.

 

Dane osobowe, które zbieramy - informacje, które sam nam przekazujesz.

Zbieramy lub prosimy Cię o podanie danych osobowych, w szczególności gdy:

• kontaktujesz się z nami poprzez e-mail, telefon, pocztą lub w inny sposób;
• prosisz o ofertę, pomoc, pliki do pobrania lub inne informacje;
• jesteś naszym podwykonawcą lub innym podmiotem współpracującym;
• przystępujesz do procesu rekrutacyjnego, ponieważ chcesz zostać naszym pracownikiem;
• jesteś naszym pracownikiem lub współpracownikiem;
• jesteś naszym klientem;
• jesteś naszym najemcom;
• jesteś właścicielem lokalu w nieruchomości, którą zarządzamy.

Rodzaje danych osobowych, o które możemy poprosić, będą zazwyczaj oczywiste dla Ciebie w momencie ich podania i mogą obejmować: imię
i nazwisko; dane kontaktowe (np. adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu) oraz dane wynikające z zawartych umów cywilnoprawnych lub z obowiązków zarządcy nieruchomości.

 

Jak wykorzystujemy Twoje dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, w tym udostępniania oraz okresy przechowywania.

Pragniemy wskazać, że ilekroć przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz potencjalny wpływ na Twoją osobę (pozytywny, jak i negatywny) oraz Twoje prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe, które od Ciebie otrzymaliśmy wykorzystujemy tylko w celach opisanych w niniejszej Polityce ochrony danych osobowych lub podobnych celach określonych w chwili zbierania danych osobowych, w szczególności są to cele związane z:

• udzieleniem odpowiedzi na zapytanie skierowane przez telefon, na wysłaną do nas korespondencję przesłaną pocztą elektroniczną, pocztą tradycyjną;
• zawieraniem umów i ich realizacją;
• realizacją ofert dotyczących naszych usług;
• prowadzeniem księgowości i sprawozdawczości finansowej;
• prowadzeniem rekrutacji pracowników oraz zatrudnianiem pracowników;
• dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami;
• prowadzeniem i zarządzaniem zasobami mieszkaniowymi jak i użytkowymi;
• wypełnianiem obowiązków wynikających z przepisów prawa;

 

Jaką mamy podstawę prawną przetwarzania Twoich danych osobowych?

Nasza podstawa prawna do gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych opisanych powyżej będzie zależeć od rodzaju danych osobowych i konkretnego celu, dla którego je zebraliśmy lub poprosiliśmy o nie. Niemniej jednak zazwyczaj zbieramy dane osobowe tylko, gdy:

• dane te są niezbędne do świadczenia usługi lub wykonania umowy lub porozumienia zawartego z Tobą;
• mamy na to Twoją zgodę;
• jesteśmy prawnie zobowiązani do zbierania Twoich danych osobowych;
• przetwarzanie danych leży w naszym uzasadnionym interesie i nie jest sprzeczne z Twoimi interesami w zakresie ochrony danych ani podstawowymi prawami i swobodami.

 

Jak długo przetwarzamy dane osobowe?

Czas, przez jaki możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, jest uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej dla nas legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych:

• gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie zgody, okres przetwarzania trwa do momentu wycofania przez Ciebie tej zgody;
• gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku z wykonaniem umowy, okres przetwarzania trwa do mementu realizacji umowy lub jej rozwiązania;
• gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie naszego uzasadnionego interesu, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy taki sprzeciw zgodnie z przepisami prawa Tobie przysługuje;
• gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych
  w tym celu określają te przepisy (jest to na przykład obowiązek przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem).

 

Korespondencja e-mailowa i tradycyjna

Jeśli wyślesz do nas korespondencję za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej niezwiązanej z zawartą z Tobą umową lub świadczonymi na Twoją rzecz usługami, dane zawarte w tej korespondencji będą przez nas przetwarzane w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczą. Przetwarzamy jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja, w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo.

Podstawą prawną przetwarzania jest dla nas uzasadniony interes, polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do nas w związku
z prowadzoną przez nas działalnością (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) oraz Twoja zgoda wyrażona w formie wyraźnego działania, jakim jest przesłanie do nas korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

Twoje dane możemy również przetwarzać w celu ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

 

Rekrutacja pracowników

W ramach procesów rekrutacyjnych oczekujemy przekazywania danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym
w przepisach prawa pracy. Jeśli podasz nam także inne dane, niewymagane przez nas, uznamy, że wyraziłeś zgodę na ich przetwarzanie. Taką zgodę również możesz wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Dane te nie będą przez nas uwzględniane w procesie rekrutacji.

Cele, dla których przetwarzamy dane w procesie rekrutacji to:

• przeprowadzenie procesu rekrutacji do pracy na konkretne stanowisko pracy - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy o pracę (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) oraz wykonanie obowiązków wynikających
  z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudniania, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO); w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, podstawą prawną przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
• realizacja przyszłych procesów rekrutacyjnych, na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
• ewentualne dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Jeśli przetwarzamy Twoje dane w oparciu o wyrażoną przez Ciebie zgodę, możesz ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Dla celów realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych, Twoje dane osobowe usuniemy nie później niż po upływnie roku, o ile wcześniej nie wycofasz zgody. Rekrutacja jest prowadzona w sposób określony w regulaminie.

 

Świadczenie usług lub wykonywanie umów

Jeśli zbieramy dane osobowe dla celów związanych ze świadczeniem przez nas usług lub wykonywaniem umowy, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych przekazujemy w momencie zawierania umowy.

 

Realizacja usług

Twoje dane osobowe możemy przetwarzać w celach związanych z realizacją naszych usług. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes związany umową zawartą z Tobą lub polegający na dążeniu do zawarcia umowy poprzez informowanie Cię o naszych usługach (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Przesyłanie przez nas informacji handlowych drogą elektroniczną w postaci widomości e-mail, na wskazany przez Ciebie adres mailowy oraz w formie wiadomości tekstowych na wskazany nr telefonu i wykorzystanie w tym celu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych - poczty elektronicznej i telefonu odbywa się w oparciu o Twoją zgodę.

 

Zbieranie danych w innych przypadkach

W związku z prowadzoną przez nas działalnością zbieramy dane osobowe także w innych przypadkach, np. podczas spotkań biznesowych czy poprzez wymianę wizytówek. Pozyskane w ten sposób dane osobowe przetwarzamy w celach związanych z dążeniem do zawarcia umowy - podstawą prawną przetwarzania danych jest dla nas niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit b) RODO) oraz
w celach związanych z inicjowaniem i utrzymaniem kontaktów biznesowych – podstawą prawną przetwarzania w tym przypadku jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

Zebrane w ten sposób dane możemy również przetwarzać w celu ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

 

Kiedy i w jaki sposób udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim?

Przekazujemy Twoje dane osobowe innym podmiotom wyłącznie, gdy zezwalają nam na to przepisy prawa.
W związku z powyższym możemy udostępnić Twoje dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

• zewnętrzni dostawcy usług, tj. podmioty świadczące dla nas usługi, firmy informatyczne, firmy świadczące usługi np. kurierzy, firmy prawnicze, windykacyjne, audytorzy i biegli rewidenci, doradcy podatkowi;
• organy nadzorujące przestrzeganie prawa, organy regulacyjne i inne organy administracji publicznej, jeżeli uznamy, że udostępnienie Twoich danych osobowych jest konieczne w związku z wymogami obowiązujących przepisów prawa i w sposób zgodny z tymi przepisami, w celu wykonania, ustanowienia lub obrony naszych praw lub w celu ochrony Twoich istotnych interesów lub interesów osób trzecich;

 

Czy przekazujemy dane do państw trzecich?

Nie przekazujemy Twoich danych osobowych do państw trzecich.

 

Twoje prawa i możliwość ich realizacji

Masz określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, my jako administrator/procesor danych odpowiadamy za realizację tych praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku wszelkich pytań i wątpliwości dotyczących zakresu i realizacji praw prosimy o kontakt z nami. Odpowiedzi udzielamy za pośrednictwem poczty tradycyjnej, chyba, że wniosek został złożony drogą e-mailową lub zażądano przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej. W celu ochrony prywatności i zapewnienia bezpieczeństwa zastrzegamy sobie prawo realizacji poniższych uprawnień po pozytywnym zweryfikowaniu Twojej tożsamości.

Dostęp do danych osobowych

Masz prawo dostępu do swoich danych osobowych, które przechowujemy jako administrator/procesor danych oraz do otrzymania ich kopii.

Zmiana danych osobowych

Masz prawo aktualizowania swoich danych osobowych oraz dokonywania zmian, jeśli Twoje dane osobowe, którymi my dysponujemy są nieprawidłowe lub niekompletne.

Wycofanie zgody

W przypadku, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie zgody, możesz w dowolnej chwili wycofać tę zgodę. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na legalność przetwarzania Twoich danych osobowych przeprowadzonego przed tym wycofaniem. Informujemy o tym prawie w każdym momencie zbierania zgód i umożliwiamy wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Przysługuje ono, gdy:

• kwestionujesz prawidłowość swoich danych osobowych – na okres pozwalający nam sprawdzić ich prawidłowość;
• sprzeciwiasz się usunięcia przez nas Twoich danych;
• potrzebujesz abyśmy przechowywali Twoje dane osobowe, ponieważ są one Tobie potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W razie zgłoszenia takiego żądania ograniczymy się wyłącznie do przechowywania Twoich danych osobowych dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych.

Prawo do sprzeciwu

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, gdy:

• przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a Twój sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuacją, w której się znalazłeś,

Prawo żądania usunięcia danych i prawo do przenoszenia danych

Z prawa do usunięcia danych możesz skorzystać, np. gdy Twoje dane osobowe nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały przez nas zebrane albo, gdy wycofasz swoją zgodę na przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych. Nadto, w przypadku, gdy zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, lub gdy Twoje dane osobowe będą przetwarzane niezgodnie z prawem. Twoje dane będą również przez nas usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Z kolei prawo do przenoszenia danych przysługuje Tobie wówczas, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody lub umowy zawartej z Tobą oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób zautomatyzowany.

Prawo do wniesienia skargi

Masz również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (były GIODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

 

Możesz się z nami skontaktować pod adresem:

adres pocztowy: ul. gen. J. Dąbrowskiego 93 93-202 Łódź

adres e-mail: biuro@nieruchomosci-wysocka.pl ,

kontakt z naszym Inspektorem Ochrony Danych: inspektor@nieruchomosci-wysocka.pl

Zastrzegamy możliwość zmiany niniejszej Polityki ochrony danych osobowych w przypadku zmian z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych, a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.

 

Politykę zatwierdziła:
Prezes Halina Wysocka